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À quoi servent les bacs, intercalaires et vignettes Xambox ?

Dernière mise à jour: Dec 12, 2016 11:38AM CET

Les intercalaires et bacs Xambox vous permettent d’archiver, de gérer et de retrouver facilement tous vos documents papier. Les intercalaires Xambox n’ont pas pour but de classer vos documents par thèmes comme des intercalaires classiques, ils servent simplement à faciliter la recherche des documents papier en divisant votre bac en plusieurs parties !

Exemple : La déclaration des impôts à remplir pour la semaine prochaine est située dans le bac N°4, Intercalaire N°3, 5ème page. 

Si vous ne possédez pas encore un lot de bac et intercalaires vous pouvez les commander sur notre boutique ou télécharger et imprimer gratuitement des intercalaires. Si vous avez acheté des bacs, les consignes de montage sont disponibles ici.

Mise en œuvre :

  1. Pour débuter, placez votre bac d’archivage vide en dessous de votre scanner (il est conseillé de disposer d’un scanner avec chargeur pour utiliser la fonction de gestion physique des documents),
  2. Xamboxez ensuite l’intercalaire n°1 à l’aide du Xambox Manager : il se dépose au fond de votre bac.
  3. Le passage de ce premier intercalaire active la gestion de la position physique.
  4. Vous pouvez ensuite Xamboxer vos documents, qui viennent à leur tour se déposer dans votre bac au-dessus de l’intercalaire n°1,
  5. Toutes les 20 feuilles environ ajoutez un nouvel intercalaire,
  6. Lorsque votre bac d’archivage est plein, mettez un nouveau bac et xamboxez l’intercalaire 1 de votre nouveau jeu d’intercalaires (et ainsi de suite).

Utilité des vignettes séparatrices :

Lorsque vous déposez un tas de feuilles dans le chargeur de votre scanner elles seront considérées par défaut comme formant un seul et même document.

Ainsi, pour ajouter deux documents vous devez insérer les feuilles du premier document dans le chargeur, puis une fois la numérisation terminée insérer les feuilles du deuxième document.

L’utilisation des vignettes séparatrices vous permet de gagner du temps. Une fois vos documents marqués avec des vignettes séparatrices vous pouvez les déposer à la suite dans le chargeur, ils seront automatiquement séparés par le système Xambox.

Pour marquer un document c'est très simple, munissez-vous de vos vignettes séparatrices (inclus dans les lots de bacs et intercalaires ou à acheter séparément) et collez une vignette séparatrice sur la première feuille de chaque document (la position sur la feuille importe peu : en haut, en bas, au dos ...).

Pour ne pas gêner le nommage des documents, évitez de coller les vignettes en haut de la première page du document. Collez-les plutôt en bas ou au dos !

Remarque importante : les vignettes séparatrices ne sont pas compatibles avec la Démat'box, les Photocopieur ou multifonctions envoyant les document par mail et les scanners Lexmark Smart Solution.

Retrouver l'original d'un document papier :

  1. Comme pour un document classique, effectuez une recherche pour retrouver votre document,
  2. Une fois le document sélectionné vous trouverez sa position physique dans un cartouche en haut à droite de l'interface

    Par exemple :

    Ici le document se situe dans le Bac Xambox N°1, 9 feuilles au dessus de l'intercalaire n°1 et est composé de 3 feuilles.

  3. Cliquez sur Prendre ce document pour valider l'action avant d'aller chercher le document original dans sa boite.

​Reposer l’original d'un document papier dans un bac :

  1. Effectuez une recherche pour retrouver la version électronique du document sur votre compte Xambox,
  2. Cliquez sur le bouton Reposer ce document en haut à droite de l'interface pour valider l'action puis reposez l'original sur le dessus de votre bac Xambox courant.
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